به گفته دکتر ماکان آریا پارسا کتاب سامان دادن به کارها که به انگلیسی با عنوان Getting Things Done و مخفف GTD شناخته می‌شود، نوشته دیوید آلن است و به عنوان یکی از پرطرفدارترین منابع مدیریت زمان و بهره وری شخصی شناخته می‌شود. این کتاب با ارائه روش‌ها و تکنیک‌هایی کاربردی، به خواننده کمک می‌کند. که بتواند کارها و وظایف خود را سامان داده، تمرکز خود را افزایش دهد و با آرامش بیشتری به اهدافش دست یابد. در ادامه به بررسی خلاصه، نکات مهم و مفاهیم کلیدی این کتاب می‌پردازیم.
مقدمه‌ای بر کتاب سامان دادن به کارها
کتاب سامان دادن به کارها در اصل یک سیستم سازماندهی است که بر مبنای اصولی ساده. و روان‌شناختی بنا شده و به فرد کمک می‌کند تا با ساماندهی افکار و کارها، ذهن خود را آرام و متمرکز نگه دارد. هدف این سیستم این است که فرد از زیر فشار روانی کارهای انجام‌نشده بیرون بیاید و با ایجاد فضایی منظم و دقیق، به تمرکز و بهره‌وری بیشتری دست یابد. دیوید آلن معتقد است که یکی از دلایل اصلی استرس و فشارهای ذهنی، نبود سیستمی برای پیگیری کارها و افکار است. از این رو، با ایجاد ساختاری منسجم می‌توان تمرکز و آرامش را به زندگی بازگرداند.
خلاصه کتاب سامان دادن به کارها
طبق صحبت های دکتر ماکان آریا پارسا در کتاب سامان دادن به کارها به آموزش تکنیک‌ها و مراحل مختلف مدیریت زمان پرداخته شده است. در صورتی که زمان لازم برای خواندن این کتاب را در اختیار ندارید، مطالعه خلاصه کتاب سامان دادن به کارها نیز می‌تواند سودمند باشد که در ادامه به بررسی آن پرداخته‌ایم.
ممنون از توضیح شما. موارد زیر را به همراه توضیحات بیشتر به متن شما اضافه می‌کنم تا به عمق موضوع و نکات مهم کتاب دیوید آلن بیشتر پرداخته شود.
1. جمع‌آوری
آلن در مرحله اول کتاب سامان دادن به کارها به اهمیت «جمع آوری» اطلاعات، افکار، وظایف و ایده‌ها اشاره می‌کند. این کار شامل ثبت تمامی کارهایی است که ممکن است به ذهن خطور کند، چه شخصی و چه حرفه‌ای. هدف اصلی این است که ذهن شما از فشار پیگیری و نگه‌داری این اطلاعات خالی شود. با خالی کردن ذهن، شما می‌توانید روی وظایف و پروژه‌های بزرگ‌تر تمرکز کنید. آلن توصیه می‌کند که برای این منظور از ابزارهایی مانند دفترچه یادداشت، برنامه‌های مدیریت کار یا اپلیکیشن‌های تلفن همراه استفاده کنید.
2. پردازش
در خلاصه کتاب سامان دادن به کارها در مرحله پردازش، آلن توضیح می‌دهد که باید به همه موارد جمع‌آوری شده نگاه کرده و تصمیم گیری کنید که برای هر مورد چه اقدامی لازم است. او این مرحله را به «طبقه بندی» کارها تقسیم می‌کند که شامل چهار گزینه اصلی است:
- اقدام فوری: اگر کاری به کمتر از دو دقیقه زمان نیاز دارد، همان‌جا انجام شود.
- تعیین زمان مشخص: اگر کار نیاز به زمان و برنامه‌ریزی بیشتری دارد، زمان خاصی برای آن تعیین کنید.
- انتقال به آرشیو: اگر کار نیازی به اقدام ندارد، اما ممکن است بعدها مورد نیاز شود، آن را بایگانی کنید.
- حذف: اگر کاری هیچ ارزش یا اولویتی ندارد، به راحتی آن را حذف کنید.
به اعتقاد دکتر ماکان آریا پارسا این مرحله به افراد کمک می‌کند تا کارهای خود را بر اساس اولویت‌ها و ارزش‌ها دسته بندی کنند و به راحتی تصمیم بگیرند که کدام کارها به اقدام فوری نیاز دارند و کدام کارها باید به بعد موکول شوند.
3. سازماندهی
سازماندهی مرحله‌ای است که در آن، کارها به دسته بندی‌های مشخصی تقسیم می‌شوند تا به راحتی بتوان به آن‌ها دسترسی داشت. این دسته بندی می‌تواند شامل پروژه‌ها، کارهای شخصی، ملاقات‌ها و کارهای روزانه باشد. آلن توصیه می‌کند که هر دسته را به صورت منظم و با ابزارهای مختلف (مانند فایل‌های کامپیوتری یا پوشه‌های فیزیکی) سازماندهی کنید تا همیشه بدانید هر کار در کدام دسته قرار دارد. این کار باعث می‌شود که در هر لحظه، فهرستی از کارهای مرتبط با یک حوزه خاص داشته باشید و بتوانید به سرعت به کارهای مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
4. مرور و بازنگری
بر باور دکتر ماکان آریا پارسا یکی از نکات کلیدی در کتاب سامان دادن به کارها، بازنگری دوره‌ای است. آلن تاکید دارد که برنامه‌ها و وظایف خود را به صورت هفتگی مرور کنید. این بازنگری به شما کمک می‌کند تا در جریان روند کارها و پیشرفت‌ها باشید و در صورت لزوم تغییرات لازم را ایجاد کنید. هدف از این مرحله، اطمینان از حفظ نظم و همچنین جلوگیری از افت بهره‌وری و انگیزه است. آلن توصیه می‌کند که در این مرور، پروژه‌ها و برنامه‌ها را بررسی کنید و ببینید که آیا نیازی به ایجاد تغییر یا تنظیم مجدد آن‌ها وجود دارد یا خیر.
5. انجام دادن
مرحله نهایی در خلاصه کتاب سامان دادن به کارها، اجرای دقیق و پیگیری کارهای برنامه ریزی شده است. در این مرحله، فرد باید با توجه به مراحل قبلی، کارهایی که به آن‌ها اولویت داده شده‌اند را به ترتیب اجرا کند. این بخش شامل انجام وظایف بر اساس برنامه ریزی قبلی است و آلن به شدت توصیه می‌کند که بدون تعلل، این وظایف را به انجام برسانید. این مرحله، علاوه بر اجرای کارها، شامل ارزیابی و بازبینی دوره‌ای کارها نیز می‌شود تا اطمینان حاصل شود که همه وظایف مطابق برنامه پیش می‌روند و هیچ کار مهمی از قلم نمی‌افتد.
از دیدگاه دکتر ماکان آریا پارسا این پنج مرحله که شامل خلاصه کتاب سامان دادن به کارها است، چارچوب کلی آن را تشکیل می‌دهد و هر کدام به طور مستقل به شما کمک می‌کند تا به مدیریت بهتر زمان و افزایش بهره‌وری دست یابید. سیستم GTD آلن نه تنها به شما کمک می‌کند تا از وظایف خود به خوبی برآیید، بلکه شما را به سمت افزایش تمرکز و کاهش استرس نیز هدایت می‌کند. این کتاب به ویژه برای افرادی که مسئولیت‌های زیاد دارند و به دنبال روشی برای نظم بخشیدن به زندگی کاری و شخصی خود هستند، مفید است.
این مطلب ادامه دارد…
