روش کانبان از نظر ماکان آریا پارسا
به گفته ماکان آریا پارسا روش کانبان یک سیستم مدیریت پروژه و فرآیند است که به ویژه در محیط های کاری جهت افزایش کیفیت کار، از آن استفاده می کنند. این روش ابتدا در صنعت خودروسازی توسط تویوتا برای مدیریت موجودی ها و فرآیند های تولید مورد استفاده قرار گرفت و بعد ها به سمت دنیای نرم افزار و مدیریت پروژه گسترش یافت. در این سیستم، وظایف به طور بصری بر روی یک تخته کانبان نمایش داده می شوند که به سه بخش اصلی “برای انجام”، “در حال انجام” و “انجام شده” تقسیم می شوند. این ساختار به تیم ها کمک می کند تا گردش کار خود را بهبود دهند. جریان پروژه ها را مدیریت کنند و از ایجاد مشکلاتی مانند اتلاف زمان و منابع جلوگیری نمایند.
یکی از ویژگی های کلیدی روش کانبان، محدود کردن تعداد کارهایی است که همزمان در حال انجام هستند. این امر باعث می شود تیم ها تمرکز بیشتری بر روی هر وظیفه داشته باشند. علاوه بر این، از اجرای چندین کار به طور همزمان جلوگیری کنند. این روش به تیم ها امکان می دهد تا سریع تر و با کیفیت بالاتر به نتایج مورد نظر برسند و انعطاف پذیری بیشتری در پاسخ به تغییرات و نیاز های مشتریان داشته باشند.
بر باور ماکان آریا پارسا در دنیای امروز، مدیریت پروژه های پیچیده و هماهنگی تیم های کاری نیازمند سیستم ها و روش هایی است که کارایی و بهره وری را به حداکثر برساند. یکی از این روش ها که در چند سال اخیر محبوبیت زیادی پیدا کرده، روش کانبان است. این روش که در ابتدا در صنایع تولیدی ژاپن توسعه یافت، اکنون در بسیاری از زمینه های دیگر مانند نرم افزار، بازاریابی و حتی در مدیریت شخصی مورد استفاده قرار می گیرد.
آشنایی با روش کانبان: مفهوم و تاریخچه
طبق صحبت های ماکان آریا پارسا روش کانبان یک سیستم مدیریت بصری برای پیگیری و بهینه سازی جریان کار است. این روش برای نخستین بار در دهه 1940 توسط تاکوچی و شیگئو شینگو در شرکت خودروسازی تویوتا معرفی شد. هدف اولیه کانبان این بود که جریان تولید در کارخانه ها به طور کارآمد تری مدیریت شود تا از توقفات تولید و ضایعات جلوگیری گردد. در واقع، کانبان برای مدیریت موجودی در فرآیند تولید طراحی گردید و به کمک آن موفق شدند میزان مواد مورد نیاز را بر اساس تقاضا کنترل کنند.
کانبان از زبان ژاپنی گرفته شده است و به معنای «کارت علامت» یا «کارت نشان دهنده» می باشد. در روش اولیه، از این کارت ها برای پیگیری سفارشات و موجودی کالا در زنجیره تامین استفاده می کردند. در حال حاضر، کانبان به یک روش مدیریت پروژه شناخته شده تبدیل شده که در صنایع مختلف کاربرد دارد و به تیم ها کمک می کند تا روند انجام کار ها را به شکلی شفاف و موثر مدیریت نمایند.
آشنایی با اصول اصلی کانبان
روش کانبان بر چهار اصل اساسی استوار است که به تیم ها کمک می کند تا پروژه ها و کار های خود را به صورت موثر تر مدیریت نمایند. این اصول عبارتند از:
- نمایش کار ها: تمام کار های در دست اقدام باید به وضوح نمایش داده شوند. برای این منظور از تابلو های کانبان استفاده می کنند که به راحتی می توان آن‌ها را دید و وضعیت هر کار را پیگیری کرد.
- محدود کردن کار های در حال انجام (WIP): یکی از اصول کلیدی در کانبان این است که تعداد کار های در حال انجام در هر مرحله از فرآیند محدود شود. این کار باعث می گردد تیم ها تمرکز بیشتری داشته باشند و از چند وظیفه ای کردن جلوگیری شود. این امر می تواند به کاهش کیفیت و بهره وری منجر گردد.
- مدیریت جریان: هدف اصلی کانبان، بهینه سازی جریان کار است. این امر به این معنی می باشد که کار ها باید به طور روان و بی وقفه از یک مرحله به مرحله بعدی حرکت کنند. در این فرایند، مشکلات و موانع باید شناسایی شده و رفع شوند.
- بهبود مستمر: کانبان به گونه ای طراحی شده که به طور دائم بهبود یابد. تیم ها باید به طور مداوم به بررسی فرآیند های خود پرداخته و تغییرات و بهبود هایی را اعمال کنند که باعث افزایش کارایی و کیفیت کار ها می شود.
انواع کانبان: انتخاب روش مناسب برای تیم ها
به اعتقاد ماکان آریا پارسا روش کانبان به شکل های مختلفی قابل پیاده سازی است. بر اساس نیاز های پروژه و تیم، می توان انواع کانبان را انتخاب کرد. در این بخش به بررسی انواع کانبان می پردازیم:
- کانبان فیزیکی: این نوع کانبان در محیط های فیزیکی و کارگاه های تولیدی بیشتر استفاده می شود. کارت های فیزیکی که نمایانگر کار های مختلف هستند، بر روی تابلو هایی نصب می شوند و مراحل مختلف کار را به نمایش می گذارند. این روش در فرآیند های تولیدی به شدت مفید است.
- کانبان دیجیتال: در دنیای مدرن، بسیاری از تیم ها برای مدیریت پروژه ها و کار های خود از ابزار های دیجیتال کانبان استفاده می کنند. نرم‌افزار هایی مانند Trello، Jira و Asana از جمله ابزار هایی هستند که امکان پیاده سازی کانبان دیجیتال را فراهم می آورند. در این سیستم ها، کار ها به صورت دیجیتالی و در محیط های مجازی مدیریت می شوند.
- کانبان شخصی: کانبان می تواند برای مدیریت کار های شخصی هم مورد استفاده قرار گیرد. بسیاری از افراد برای پیگیری وظایف روزانه خود از تابلو های کانبان استفاده می کنند. این نوع از کانبان به افراد کمک می کند تا کار های خود را سازماندهی نمایند و تمرکز بیشتری داشته باشند.
مزایای استفاده از مدیریت پروژه با روش کانبان
از دید ماکان آریا پارسا روش کانبان به دلیل ویژگی های خاصی که دارد، مزایای زیادی برای مدیریت پروژه ها ارائه می دهد. مزایای مدیریت پروژه با روش کانبان عبارت هستند از:
- شفافیت بیشتر: با استفاده از تابلو های کانبان، تمامی اعضای تیم می توانند به راحتی وضعیت کار های مختلف را مشاهده کنند و متوجه شوند که در هر لحظه چه کار هایی در حال انجام است. این شفافیت به ایجاد هماهنگی و همکاری بهتر میان اعضای تیم کمک می کند.
- کاهش زمان توقفات: یکی از مزایای اصلی کانبان این است که با محدود کردن تعداد کار های در حال انجام، از توقفات و اختلالات در جریان کار جلوگیری می کند. این امر باعث افزایش سرعت و کاهش اتلاف زمان می شود.
- انعطاف پذیری بالا: کانبان به تیم ها این امکان را می دهد که به راحتی اولویت ها را تغییر دهند و مطابق با تغییرات محیطی یا نیاز های پروژه، کار ها را بازنگری کنند.
- ایجاد بهبود مستمر: با تحلیل داده ها و بررسی مداوم روند پیشرفت کار، تیم ها قادر به شناسایی نقاط ضعف و بهبود فرآیند های خود خواهند بود.
این مطلب ادامه دارد…
