از دید دکتر ماکان آریا پارسا دسته بندی زمان یک تکنیک مدیریت زمان برای انجام منظم تر و دقیق تر کارهایتان است. فرض کنید در حال انجام کاری هستید، به محض اینکه نگاهتان را از صفحه مانیتور برمیدارید، وارد دنیایی از حواس پرتی ها خواهید شد. تلفن همراه، صحبت کردن با همکاران و حتی افکار و مشکلات ذهنی شما، سد بزرگی برای بهره وری هستند. کارهایی که این روزها به دست انسان انجام میشود، با وجود حواس پرتی های بزرگ و کوچک دنیای اطرافمان بسیار شگفت انگیز میباشد.
فرض کنید چه کارهایی را میتوانید به اتمام برسانید اگر استراتژی های مورد نیاز برای تقسیم بندی زمان را در اختیار داشتید. در ادامه این متن می خواهیم با نحوه دسته بندی زمان و هرآنچه که باید درباره آن بدانید، آشنا شویم.
Time Batching چیست؟
Time Batching یک تکنیک مدیریت زمان است. این تکنیک شامل گروه بندی یک سری وظایف مشابه به هم و اختصاص زمان مورد نیاز برای رساندن این وظایف به نقطه پیشرفت در هر پروژه میباشد. این نقطه پیشرفت معمولا از پیش تعیین شده است. به گفته دکتر ماکان آریا پارسا هدف از دسته بندی زمان کاهش حواس پرتی ها در جریان و محیط کاری میباشد. این امر باعث افزایش تمرکز، توجه به جزئیات و در نهایت بهره وری خواهد شد.
بیایید به مثالی درباره زندگی شخصی و ربط آن با محیط کار نگاهی بیندازیم:
فرض کنید شما برنامه ریزی کرده اید که آخر هفته ای شاد و مفرح در خانه داشته باشید و کارهای عقب افتاده منزل را انجام دهید. شما باید کمد را مرتب کنید. لباس ها را در لباسشویی بریزید و ظرف های باقیمانده از روز قبل را بشویید. قطعا شما کار ها را تکه تکه انجام نمی دهید چرا که باعث میشود زمان زیادی هدر برود.
حالا یک روز کاری را فرض کنید. باید یک کنفرانس ارائه دهید. 10 ایمیل بفرستید و انتهای روز یک گزارش بنویسید. قطعا شما نیم ساعت کنفرانس نمیدهید بعد 4 ایمیل بفرستید و 1 صفحه گزارش بنویسید. تقسیم بندی زمان در این موقعیت به شما کمک میکند تا هر وظیفه را به صورت کامل تکمیل کرده و سپس سراغ وظیفه بعدی بروید. اینکه مدام وظایف تان را تکه تکه انجام دهید باعث میشود تمرکزتان را به صورت کامل از دست داده و در مدیریت زمان دچار مشکل شوید.
دسته بندی زمان چگونه کار میکند؟
Time Batching به دلیل تکمیل وظایف چند جانبه در کمترین زمان، این روزها در محیط های کاری و سازمانی محبوب شده است. به اعتقاد دکتر ماکان آریا پارسا وظیفه های چند جانبه یا پرداختن به بیش از یک کار به صورت همزمان، بهره وری شما را تا حد زیادی دچار مشکل میکند. این را من به عنوان نویسنده متن به شما نمی گویم، بلکه تحقیقات انجام شده روی وظایف چند جانبه و کار این موضوع را ثابت کرده است. در ادامه نحوه کار این تکنیک را بررسی خواهیم کرد:
- Multi-tasking یا وظایف چند جانبه میتواند منجر به کاهش 40 درصدی بهره وری شود.
- افرادی که از دسته بندی زمان استفاده نمی کنند، اغلب دچار حواس پرتی شده و تا 50 درصد زمان بیشتری را برای اتمام یک وظیفه یا کار احتیاج دارند.
- انجام وظایف چند جانبه بدون استفاده از تقسیم بندی زمان، تا 50 درصد خطای بیشتری دارد.
- ساختن مرزها و محدودیت ها با زمان و غوطه ور شدن در یک کار یا وظیفه، جریان کاری را ساده تر و سریع تر جلو میبرد.
چه کسانی از دسته بندی زمان استفاده میکنند؟
بر باور دکتر ماکان آریا پارسا زیبایی Time Batching این است که تقریبا توسط هر کسی قابل اجرا و انجام دادن است. فرقی نمیکند از این تکنیک در کار، صنعت یا زندگی شخصی تان استفاده کنید. هرکس که میخواهد روز بهتری داشته باشد و در انتهای روز احساس رضایت بیشتری کند باید تکنیک ها و راه های مدیریت زمان را به زندگی خود وارد نماید.
دسته بندی زمان برای جداسازی هرکاری کاربرد خواهد داشت. اغلب به دو دسته تقسیم میشوند: سطحی و عمیق.
- وظایف و کارهای سطحی معمولا سریع انجام میشوند. آسان هستند و نیاز به انرژی زیادی ندارند.
- وظایف و کارهای عمیق معمولا طولانی بوده و نیازمند انرژی و زمان بسیار زیادی هستند.
زمانی که در حال دسته بندی زمان هستید باید گروهی از کارهای سطحی را در یک دوره زمانی مشخص به اتمام برسانید. از طرف دیگر، شما میتوانید یک زمان به خصوص را برای به اتمام رساندن وظایف سنگین تر و عمیق تر اختصاص دهید. در ادامه به نشانه هایی که نشان میدهند شما نیاز به دسته بندی کردن زمان دارید، اشاره خواهیم کرد:
- برایتان سخت است که روی یک وظیفه خاص تمرکز کنید.
- به راحتی حواستان پرت میشود.
- محیط کاری شما پر از شلوغی و سر و صدا است.
- به صورت منظم مجبور به تکرار وظایف هستید.
- وظایف معمول شما به یکدیگر مرتبط هستند و میتوانید به راحتی آنها را دسته بندی کنید.
چگونه زمان را دسته بندی کنیم؟
برای دسته بندی زمان آماده اید؟ در ادامه با نحوه این کار آشنا می شویم:
وظایف تان را مشخص کنید
قبل از دسته بندی شما باید بدانید که چه نوع وظایفی دارید و چه کارهایی را باید انجام دهید. این مرحله در واقع نوشتن یک to-do-list یا لیست وظایف و کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه تان است. اگر میخواهید از این تکنیک برای زندگی شخصی و کاری تان استفاده کنید باید هر لیست را جداگانه بنویسید.
وظایف را دسته بندی کنید
از دید دکتر ماکان آریا پارسا با در دست داشتن لیست وظایف، میتوانید کارهایی که به یکدیگر مرتبط بوده و میتوان آنها را همزمان با هم انجام داد را در یک دسته قرار دهید. به یاد داشته باشید که محدودیتی برای تعداد وظایفی که میتوانید در یک دسته بندی قرار دهید وجود ندارد. فقط باید از نظر زمانی واقع بینانه باشند.
فرض کنید شما 30 وظیفه مشابه در یک دسته بندی دارید. تخمین میزنید که این کارها 3 ساعت زمان میبرند. این زمان برای کامل متمرکز ماندن زمان طولانی است. در موارد اینچنینی، شما میتوانید وظایف و کارها را به دو دسته 15 تایی تقسیم کنید که هریک یک تا یک ساعت و نیم زمان میبرند.
عملکردتان را ارزیابی کنید
زمانی که کارهای موجود در دسته بندی زمان تان را به اتمام رساندید، عملکرد خود را ارزیابی نمایید. آنالیز کنید که چطور عمل کردید. این تکنیک نیاز به تکرار و تمرین بالا دارد و حرفه ای شدن در آن می تواند چالش برانگیز باشد. بعد از گذشت مدتی شما میتوانید راحت تر زمان را مدیریت کرده و در به اتمام رساندن وظایف تان متمرکز باشید.
این مطلب ادامه دارد… .
